Hosting a Sensory Friendly Event

Some individuals with autism may not respond when people speak to them. However, at other times they may be startled and upset by even the softest sounds. Sudden noises such as a ringing telephone can be upsetting, and they may respond by covering their ears and making repetitive noises to drown out the offending sound. Some may wear or bring headphones into new environments to block out sounds that are overwhelming.

TIP: If your organization regularly plays background music or has displays with sound, it may be helpful to turn them down or even turn the sound off completely during the event.

People with autism also tend to be highly sensitive to touch and texture against their skin. Even a pat on the back may be painful and bumping into other people in a crowded area can be physically overwhelming. Additionally, large crowds can create a feeling of claustrophobia and anxiety.

TIP: Offer a high-five or handshake and give the person an opportunity to decline. If you anticipate a large turnout for your event, you may want to consider limiting attendance or staggering start times. Having a designated “quiet room” may also provide a break from crowds if needed.

Some people with sensory issues are acutely aware of smells such as shampoo, deodorant, laundry detergent, air fresheners and fabric softener in the environment around them.

TIP: Turn off or remove artificial air fresheners from areas that will be used during the event, including bathrooms. It may be also beneficial to request that staff refrain from wearing perfume or cologne the day of the event.

Some individuals with autism follow special diets or are averse to different tastes and textures of food.

TIP: If food will be available, be sure to provide a variety of options and, if possible, provide a way for people to notify you in advance about special dietary considerations.

Bright lights can be difficult for a person with autism. Some people have such a sensitivity to light that they report being able to see the pulses in a florescent bulb. For this reason, some will wear hats and/or sunglasses indoors.

TIP: Offer areas of dim lighting, or cover intense florescent lighting in the ceiling with fabric during the event. Allow the person with sensory issues to wear a hat or sunglasses at the event, even if the typical dress code bans them.

It is important to have a designated area where people with sensory issues can take a break from the event. It should be quiet, with dim lighting and out of sight from others. The area should include places to sit and be free from excess debris and clutter. Providing access to coloring books, paper, crayons and sensory/fidget toys may also be helpful. Marking this area on a visual map and having signs on sight for attendees can be helpful, especially during large events.

For some individuals with autism, it is difficult to deviate from their normal routine. Social stories can help ease some of the anxiety of such a disruption by providing the individual with information about what they can expect at the event. Creating a social story can be as simple as taking pictures of the business or location of the event (e.g., parking lot, front door, reception area, main rooms, bathroom, quiet area) and posting them with a written description of what the individual is likely to encounter during the visit. The text should be written in the 1st person. Click here for examples.

Sensory toys and activities are items or motions to help satiate the sensory needs of those who need extra input to function and concentrate adequately in social environments. They can be things to squeeze, pull, swing, stretch, jump on, press, smell, listen to, chew, or look at. There are sensory toys for all five senses and do not have to be expensive or large. Providing a “sensory station” would be helpful at the event if possible.

Some individuals with autism have support staff to assist during community outings. This person is an integral piece to a successful outing for many individuals. Unfortunately, the burden of covering admission or event fees for the staff often falls on the individual or family and may discourage them from attending. Allowing support staff to attend at no– or low cost will help the event be successful for everyone.

No matter the amount of training and education prior to an event, the best source of guidance will be the attendees themselves because each person’s specific needs are unique. If you are uncertain of what to do at any time, just ask. Most individuals with autism, as well as their families, will be happy to give tips, pointers and suggestions of how to help. When greeting a family for the event, be sure to tell them who to ask if they have questions or need assistance and encourage them to provide any feedback that may make the event better in the future.

If people know the event is sensory friendly, it will increase the chance people who may have been anxious about attending will feel more comfortable and welcome. Consider posting to social media as well as contacting local organizations, such as support groups. Local news and radio stations, newspapers and entertainment magazines also are a great option for getting the news out about your event.

algunos individuos con autismo pueden no responder cuando la gente les habla. Sin embargo, en otras ocasiones pueden sobresaltarse y alterarse incluso por los sonidos más suaves. Los ruidos repentinos, como el timbre de un teléfono, pueden resultarles molestos y pueden responder tapándose los oídos y haciendo ruidos repetitivos para ahogar el sonido ofensivo. Algunos pueden llevar o ponerse auriculares en entornos nuevos para bloquear los sonidos que les resulten abrumadores.

CONSEJO: Si su organización pone habitualmente música de fondo o tiene pantallas con sonido, puede ser útil bajarles el volumen o incluso apagar el sonido por completo durante el acto.

las personas con autismo también tienden a ser muy sensibles al tacto y a la textura contra su piel. Incluso una palmadita en la espalda puede resultar dolorosa y chocar con otras personas en una zona abarrotada puede ser físicamente abrumador. Además, las grandes aglomeraciones pueden crear una sensación de claustrofobia y ansiedad.

CONSEJO: Ofrezca un choque de manos o un apretón de manos y dé a la persona la oportunidad de negarse. Si prevé una gran afluencia a su acto, puede plantearse limitar la asistencia o escalonar las horas de inicio. Disponer de una “sala tranquila” designada también puede proporcionar un descanso de las multitudes si es necesario.

algunas personas con problemas sensoriales son muy conscientes de olores como el del champú, desodorante, detergente para la ropa, ambientadores y suavizante en el ambiente que los rodea.

CONSEJO: apague o retire los ambientadores artificiales de las zonas que se vayan a utilizar durante el evento, incluidos los baños. También puede ser beneficioso solicitar que el personal se abstenga de llevar perfume o colonia el día del evento.

algunos individuos con autismo siguen dietas especiales o tienen aversión a sabores diferentes y texturas de los alimentos.

CONSEJO: si se va a ofrecer comida, asegúrese de ofrecer una variedad de opciones y, si es posible, proporcionar un medio para que la gente le notifique con antelación sus consideraciones dietéticas especiales.

las luces brillantes pueden resultar difíciles para una persona con autismo. Algunas personas tienen tal sensibilidad a la luz que dicen ser capaces de ver los pulsos de una bombilla fluorescente. Por esta razón, algunos llevarán sombreros y/o lentes de sol en interiores.

CONSEJO: ofrezca zonas de luz tenue o cubra la iluminación fluorescente intensa del techo con tela durante el acto. Permita que la persona con problemas sensoriales lleve sombrero o lentes de sol en el acto, aunque el código de vestimenta típico se los prohíba.

Es importante disponer de una zona designada en la que las personas con problemas sensoriales puedan tomarse un respiro durante el acto. Debe ser tranquila, con luz tenue y fuera de la vista de los demás. La zona debe incluir lugares para sentarse y estar libre de exceso de basura y desorden. También puede ser útil proporcionar acceso a libros para colorear, papel, lápices de colores y juguetes sensoriales/de ingenio. Marcar esta zona en un mapa visual y tener señales a la vista para los asistentes puede ser útil, especialmente durante grandes eventos.

Para algunos individuos con autismo, es difícil desviarse de su rutina normal. Las historias sociales pueden ayudar a aliviar parte de la ansiedad que provoca una alteración de este tipo, proporcionando al individuo información sobre lo que puede esperar del acontecimiento. Crear una historia social puede ser tan sencillo como hacer fotos del negocio o del lugar del acontecimiento (por ejemplo, el estacionamiento, la puerta principal, la zona de recepción, las habitaciones principales, el baño, la zona tranquila) y colgarlas junto con una descripción escrita de lo que es probable que el individuo se encuentre durante la visita. El texto debe estar escrito en 1ª persona.

Algunos individuos con autismo cuentan con personal de apoyo que los asiste durante las salidas a la comunidad. Esta persona es una pieza integral para que una salida tenga éxito para muchos individuos. Desgraciadamente, la carga de cubrir las cuotas de admisión o del evento para el personal a menudo recae sobre el individuo o la familia y puede desanimarles a asistir. Permitir que el personal de apoyo asista sin costo alguno o a un costo reducido contribuirá a que el evento sea un éxito para todos.

Independientemente de la cantidad de capacitación y formación previa a un evento, la mejor fuente de orientación serán los propios asistentes porque las necesidades específicas de cada persona son únicas. Si no está seguro de qué hacer en algún momento, simplemente pregunte. La mayoría de las personas con autismo, así como sus familias, estarán encantadas de dar consejos, indicaciones y sugerencias sobre cómo ayudar. Cuando reciba a una familia para el evento, asegúrese de decirle a quién debe preguntar si tiene alguna duda o necesita ayuda y anímela a que le dé cualquier comentario que pueda mejorar el evento en el futuro.

Si la gente sabe que el acto es respetuoso con los sentidos, aumentará la probabilidad de que las personas que puedan haber estado ansiosas por asistir se sientan más cómodas y bienvenidas. Considere la posibilidad de publicarlo en las redes sociales, así como de ponerse en contacto con organizaciones locales, como grupos de apoyo. Las noticias locales y las emisoras de radio, los periódicos y las revistas de entretenimiento también son una gran opción para dar a conocer su evento.